Litlinkweb: Projektaustausch

Ab Version 4.5 können in Litlinkweb Projekte mit anderen Usern ausgetauscht werden. Andere User haben dann die Möglichkeit, Ihr ganzes Projekt oder einzelne Elemente davon in ihr eigenes Litlink zu übernehmen. Der Projektaustausch ist grundsätzlich eine Einbahnstrasse, andere User können nie Ihre Daten verändern.

Berechtigung

Damit Sie Projekte austauschen können, müssen Sie Ihre Email verifizieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Email Adresse korrekt ist, dann drücken Sie Exchange – Activate project exchange. Sie sollten eine Email erhalten mit einem Token. Sie können das Token direkt eingeben oder dem Link in der Email folgen, um den Austauschprozess zu aktivieren.

Freigabe von Projekten

Exchange – publish projects führt auf eine Liste mit Ihren Projekten. Wählen Sie das Projekt aus, das Sie freigeben wollen und klicken Sie auf den Schalter Permissions.
Es gibt drei Arten von Freigaben:

  1. Global für alle Litlink User: Dabei werden nur die bibliographischen Daten freigegeben, Kommentare, Schlagworte etc. sind für die anderen User nicht sichtbar.
  2. Bibliographisch für eine Gruppe: Sie definieren eine Liste von Personen, die Zugriff auf das Projekt erhalten sollen, indem Sie die entsprechenden Emails eingeben. Die User werden per Mail benachrichtigt, dass sie eingeladen sind, dieses Projekt herunterzuladen.
  3. Ganzes Projekt für eine Gruppe: auch Schlagworte  oder Kommentare. Die Gruppe der Berechtigten wird wie oben gebildet. Sollte eine Email in beiden Gruppen sein, gilt die Berechtigung für das ganze Projekt

Exchange – List published projects  zeigt Ihnen eine Liste Ihrer freigegebenen Projekte mit den Berechtigungen.

Übernahme von fremden Projekten

Beachten Sie, dass durch das Übernehmen von fremden Daten Ihre Daten verändert werden können. Machen Sie deshalb unbedingt ein zuverlässiges Backup bevor Sie mit dem Austausch beginnen.

Abonnieren von fremden Projekten

Über Exchange – List public projects und Exchange – List group projects erhalten Sie eine Liste der global freigegeben Projekte, respektive der Projekte, zu denen Sie persönlich eingeladen worden sind. Sie können die Projektstruktur anschauen und das Projekt abonnieren.
Exchange – List subscribed projects  gibt Ihnen eine Liste der abonnierten Projekte.
Abonnieren: Subscribe resp. Exchange aus der Liste der Projekte.

Selektion der Daten - Start Austauschprozess

Durch Auswahl von  Subscribe oder Exchange aus der Liste der Projekte erhalten Sie eine Darstellung des Projektes mit allen Projekteinträgen und Informationen darüber, wann der Datensatz beim Spender zuletzt geändert wurde. Ist der Datensatz bei Ihnen schon vorhanden sehen Sie auch zu diesem Eintrag Statusinformationen. Ein Farbcode hilft, schnell festzustellen, ob sich etwas geändert hat und wo Konflikte entstehen könnten. Dabei wird im ersten Schritt nur der direkt verlinkte Datensatz analysiert, nicht die Abhängigkeiten zu Autoren, Körperschaften etc.

  • Grün: der Datensatz ist neu, die ID ist bei Ihnen nicht vorhanden
  • Gelb: Der Datensatz hat sich beim Spender geändert seit dem letzten Austausch
  • Grau: keine Änderungen   beim Spender und bei Ihnen seit dem letzten Austausch
  • Orange: der Datensatz hat sich bei  Ihnen geändert
  • Rot: der Datensatz hat sich bei Ihnen und beim Spender geändert.

Während des Austauschprozesses werden auch alle abhängigen Datensätze analysiert, das System macht Sie auf Konflikte aufmerksam und Sie können entscheiden, was mit dem entsprechenden Projekteintrag passieren soll.
Sie können das ganze Projekt in Ihren Datenbestand inklusive Projektstruktur übernehmen oder Sie können einzelne Projekteinträge auswählen (Schalter: Individual selection). In der Einzelauswahl können Sie auch festlegen, ob die Projekteinträge in ein bestehendes Projekt übernommen werden sollen. Sind sie bei Ihnen noch nicht mit dem ausgewählten Projekt verknüpft, werden sie am Ende des ausgewählten Kapitels eingefügt.
Haben Sie das Projekt noch nie ausgetauscht, drücken Sie Continue. Die nächste Seite erlaubt Ihre Auswahl, welche Daten Sie übernehmen wollen:

  • Bibliographische Daten: ohne Kommentarfelder, Schlagworte, Biografie
  • Alles ausser Schlagworte
  • Alles

Sind vom Spender nur bibliografische Daten freigegeben, sehen Sie das auf dieser Seite, die Auswahl entfällt dann natürlich.
Exchange startet den Austauschprozess. Bitte seien Sie geduldig, bei einem grossen Projekt kann das eine Weile dauern. Sollte der Austauschprozess unterbrochen werden, können Sie später weiterfahren.

 

Datenaustausch - Konfliktbehandlung

Der Prozess geht nacheinander durch alle Projekteinträge durch. Während des Austauschprozesses werden die Datensätze und ihre Abhängigkeiten überprüft. Falls ein Konflikt mit Ihren Daten auftaucht, müssen Sie entscheiden, was mit dem Projekteintrag zu geschehen hat. Damit Sie verstehen, was hier passiert, müssen wir die Arbeitsschritte des Programms etwas genauer beleuchten. Dies ist die grobe Abfolge:

  • Paketanalyse: Was gehört alles zum Projekteintrag = Paket?
  • Hat sich irgendein Datensatz in dem Paket seit dem letzten Austausch geändert?
  • Prüfe Duplikate 1: Gibt es Datensätze aus dem Paket bereits in Ihrer Datenbank (gleiche ID)?
  • Prüfe Duplikate2:  Gibt es den Datensatz (nur Titel oder Autoren) schon mit einer anderen ID, aber gleichem Namen / Titel?
  • Konflikte auflösen: User fragen
  • Schreibe alle Datensätze von dem Paket, falls sie sich seit dem letzten Austausch geändert haben oder bei Ihnen nicht vorhanden sind (holt also auch Datensätze, die Sie schon mal gelöscht haben).

Was gehört zum Projekteintrag?

Zu jedem Projekteintrag werden die abhängigen Datensätze ermittelt, diese zusammen bilden zusammen mit der übergeordneten Projektstruktur  ein Paket. Folgende Daten werden mitgenommen:


Autor:  Körperschaft
Titel:  Autor, Herausgeber,  Coautoren, Adressat , Sammelband, Periodikum, Bibliothek, Körperschaften von Autor, Coautor, Adressat und Herausgeber, Zeugen, Litlink Links
Periodikum:  Herausgeber, Ort, Co-Herausgeber
Karteikarten: Titel, Autor, Periodikum oder anderer Titel

Hat sich irgendein Datensatz in dem Paket seit dem letzten Austausch geändert?

Prüfe für alle Datensätze des Paketes, ob sich seit dem letzten Austausch ein Datensatz beim Spender geändert hat. Wenn nicht, wird das Paket übersprungen.

 Gibt es schon Datensätze mit dieser ID?

Prüft  für alle Datensätze des Paketes, ob die ID in Ihrem Datenbestand schon bekannt ist. Hierzu muss man wissen, dass Litlink nicht mit fortlaufenden IDs arbeitet, sondern mit sogenannten GUIDs, Globally Unique Identifiers. Jeder in Litlink erzeugte Datensatz hat eine weltweit eindeutige ID. Ist die ID bekannt bekommen Sie eine Meldung, falls Sie

  • Diesen Projekteintrag noch nie ausgetauscht haben (d.h. Sie haben mindestens ein Element des Pakets auf anderem Weg erhalten, z.B. über ein anderes Projekt oder das Transfer-Modul)
  • Den Abgleichprozess  zurückgesetzt haben
  • Ein Datensatz des Paketes bei Ihnen seit dem letzten Abgleich  geändert wurde.

Im Konfliktfall erhalten Sie eine Liste der Datensätze, die zu diesem Paket gehören und entscheiden, wie das Paket behandelt werden soll:

  • Überspringen
  • Projektstruktur updaten wenn nötig
  • Nur neue Verknüpfungen anlegen
  • Bibliographische Daten updaten
  • Alles updaten (Bibliographic only: add bibliographical data, missing records and relations)


Entscheiden Sie dann noch, ob Sie jeden Konflikt sehen wollen, oder ob alle folgenden Konflikte genauso gelöst werden sollen. Wir empfehlen auf jeden Fall beim ersten Austausch die Konflikte manuell zu behandeln,  es sei denn, Sie wissen ganz genau, was für Daten Sie übernehmen.

Überprüfung von Doubletten (nur Titel, Autoren, Periodika, Bibliotheken)

Wenn die ID unbekannt ist, wird für Titel, Autoren, Periodika und Bibliotheken überprüft, ob der Datensatz unter einer anderen ID schon in Ihren Daten vorhanden ist. Dabei wird ein Titel nur dann als mögliche Doublette angesehen, wenn die ID's oder zumindest die Namen der Autoren übereinstimmen. Sie können auswählen, ob Sie den Datensatz einem bestehenden Objekt zuordnen oder neu übernehmen wollen. Diese Entscheidung müssen Sie immer manuell vornehmen.

Ein Beispiel

Lassen Sie uns den Vorgang an einem Beispiel erläutern. Sie übernehmen ein Projekt, in das eine Karteikarte zum Thema  „Subversion des Subjekts“ eingebunden ist. Die Karteikarte bildet die Basis dieses Pakets:

Karteikarte „Subversion des Subjekts“
Buch „Lacan – Trieb und Begehren, Berlin 2007“
Autor „Lacan, Jacques“
Herausgeber „Kupke, Christian“

In Ihren Daten ist der Autor Jacques Lacan mit der gleichen ID eingetragen wie beim Spender, von dem Sie bereits ein anderes Projekt abonniert haben. Christian Kupke ist bei Ihnen vorhanden als Mitautor von „Andersheit, Fremdheit, Exklusion“, aber unter einer anderen ID als beim Spender. Buch und Karteikarte sind unbekannt.
Sie müssen nun zum einen entscheiden, ob die beiden Kupkes die gleiche Person sind. Bejahen Sie dies, wird diese Entscheidung in ihrer Datenbank hinterlegt. In Zukunft werden alle Referenzen auf Christian Kupke innerhalb dieses Projekts auf „Ihren“ Kupke umgeleitet. Andernfalls wird ein neuer Autor mit diesem Namen angelegt, die ID wird vom Spender übernommen.
Zum anderen müssen Sie die generelle Entscheidung treffen, was das System tun soll:

  • Überspringen: Das ganze Paket wird ignoriert, es werden keinerlei Daten übernommen
  • Projektstruktur updaten wenn nötig: nur Änderungen in der Projektstruktur beim Spender werden nachvollzogen.
  • Nur neue Verknüpfungen anlegen: Karteikarte und Buch werden neu angelegt und mit „Ihrem“ Lacan und „Ihrem“ Kupke verbunden
  • Bibliographische Daten updaten: Karteikarte und Buch werden neu angelegt und mit „Ihrem“ Lacan und „Ihrem“ Kupke verbunden. Zusätzlich werden die reinen bibliografischen Daten aktualisiert, sofern in diesem Schritt auch ein Buch zu aktualisieren wäre.
  • Alles updaten: Karteikarte und Buch werden neu angelegt und mit „Ihrem“ Lacan und „Ihrem“ Kupke verbunden. Alle Informationen in Ihren Datensätzen werden durch Informationen aus den Datensätzen des Spenders ersetzt, also auch z.B. die Biografie Lacans oder Kupkes.


Zurücksetzen des Austauschdatums

Da Datensätze nur geschrieben werden, wenn sie sich seit dem letzten Abgleich beim Spender geändert haben, können Sie das Datum des letzten Abgleichs zurücksetzen, wenn Sie alle Daten vom Spender nochmals holen wollen.  Wechseln Sie von bibliographischen Informationen zu allen Informationen, sollten Sie das Austauschdatum zurücksetzen, damit Sie auch die Informationen aus den Kommentarfeldern erhalten.